Hampir setengah dari semua data bisnis adalah “gelap”, yang berarti perusahaan tidak mengetahui keberadaannya atau tidak yakin akan isinya.
Duduk tidak aktif di server, kebocoran data yang tidak terklasifikasi ini memakan biaya dan tidak mungkin untuk dimonetisasi, oleh karena itu mewakili jumlah yang sangat besar dalam nilai yang belum dimanfaatkan, menurut perusahaan manajemen data Veritas.
Membersihkan, mengatur, dan memanfaatkan data “gelap” dapat memiliki sejumlah manfaat bagi bisnis yang tidak memiliki visibilitas atas informasi yang mereka miliki.
“Data ini disimpan di [businesses’] infrastruktur, mereka membayarnya untuk dicadangkan, tetapi mereka bahkan tidak tahu itu ada di sana,” Jasmit Sagoo, Kepala Teknologi UK&I di Veritas, mengatakan kepada TechRadar Pro.
“Rata-rata, ada tujuh salinan dari setiap dokumen dalam suatu organisasi, di seluruh pembagian file, email, dan sebagainya. Di satu organisasi, kami menemukan 60 persen data belum disentuh oleh siapa pun selama tujuh tahun.”
Visibilitas data
Pengelolaan data tidak terstruktur – seperti dokumen, gambar, email, dan pdf – mewakili “area pertumbuhan potensial yang sangat besar,” kata Sagoo.
Dia percaya ada beberapa cara mengelola data “gelap” dengan lebih baik dapat membantu bisnis melakukan penghematan dan memanfaatkan aliran pendapatan baru. Ini termasuk menghilangkan file duplikat dan mati, dan menggunakan data yang sebelumnya kurang dimanfaatkan untuk mendapatkan wawasan pasar dan keunggulan kompetitif.
Untuk tujuan ini, Veritas telah mengarahkan penawarannya untuk membantu bisnis menemukan nilai dalam penyimpanan data. Menggunakan algoritme pembelajaran mesin, mesin klasifikasinya “membuka setiap dokumen, melakukan analisis, dan secara otomatis menempatkan metatag di atasnya”.
Metatag ini dapat memberi tahu bisnis subjek dokumen, dan jenis informasi apa yang dikandungnya (mis. PII, informasi keuangan, detail kontak). Bisnis kemudian dapat membuat keputusan apakah data harus disimpan atau dihancurkan.
Masalah lain dengan data “gelap” adalah dapat melanggar peraturan perlindungan data seperti GDPR, tanpa sepengetahuan bisnis.
Menurut Sagoo, “dengan menciptakan visibilitas, bisnis dapat menghemat potensi denda karena kurangnya kepatuhan, mengurangi biaya dengan menghapus data yang tidak perlu, dan bahkan mungkin secara aktif memonetisasi data yang tidak mereka ketahui keberadaannya.”
Meskipun dia menolak untuk melampirkan angka pada potensi penghematan, mengutip perbedaan biaya antara menyimpan data di cloud versus di lokasi, Sagoo menekankan pentingnya visibilitas di dunia di mana jumlah data yang dihasilkan berada pada lintasan eksponensial.
“Setelah Anda mengetahui data apa yang Anda miliki, Anda dapat menerapkan kebijakan yang benar untuk data tersebut. Kalau tidak, organisasi Anda beroperasi dalam kegelapan total, ”katanya.
“Bisnis tidak boleh menyisihkan dana setiap tahun hanya untuk mengelola dan memelihara data, melainkan menangani data dengan benar, memanfaatkannya, dan menggunakan penghematan biaya untuk berinovasi.”