Musim flu saat ini dan kekhawatiran tentang virus COVID-19 membuat banyak bisnis meninjau kembali pendekatan mereka untuk mengelola penyakit dalam angkatan kerja. Haruskah karyawan yang tidak sehat datang ke kantor dan berisiko menularkan penyakitnya? Idealnya tidak, tetapi tekanan pekerjaan seringkali membuat pekerja merasa HARUS pergi ke kantor — untuk rapat penting atau bahkan hanya untuk “dilihat” — meskipun melakukan konferensi video (terbuka di tab baru) harus membuat pilihan sederhana, mudah, dan terjangkau untuk diimplementasikan.
Tentang Penulis
Paul Clark, Wakil Presiden Senior, Direktur Pelaksana EMEA, di Polycom.
Pada saat yang sama, Departemen Transportasi Inggris telah melaporkan bahwa mengurangi jumlah pertemuan tatap muka dapat berdampak signifikan terhadap lingkungan dan memangkas anggaran perjalanan bisnis. Dengan demikian, meningkatkan kebutuhan organisasi untuk mendiskusikan dan mempertanyakan kebijakan kerja fleksibel dan jarak jauh saat ini.
Ini tidak bisa datang pada waktu yang lebih baik untuk membantu memerangi perubahan iklim juga. Industri penerbangan berada di bawah pengawasan untuk memenuhi target nol emisi karbon 2050 dan banyak bisnis berusaha untuk memenuhi pengurangan jejak karbon mereka sendiri untuk menunjukkan bahwa mereka bertanggung jawab.
Tapi bagaimana Anda bisa membuat rapat jarak jauh dan kerja tim berdampak seperti berada di tempat kerja Anda secara langsung? Jawabannya terletak pada memastikan kolaborasi online yang produktif dan bermakna (terbuka di tab baru) yang membangun keterlibatan, kepercayaan, dan keterbukaan yang terkait dengan pertemuan tatap muka.
Berikut adalah empat cara Anda dapat membuat rapat virtual seefektif rapat yang terjadi secara langsung.
1. Pastikan diskusi terfokus melalui audio berkualitas tinggi
Apakah karyawan Anda bekerja dari kantor terbuka yang bising, kafe yang sibuk, atau di rumah di ruangan yang penuh dengan anak-anak atau hewan peliharaan, selalu ada aliran gangguan yang menghalangi peserta rapat untuk sepenuhnya fokus pada rapat virtual.
Anda tidak dapat mencondongkan tubuh lebih dekat ke orang yang berbicara untuk mendengar mereka dengan lebih baik, dan menaikkan volume dengan panik dapat membuat suara peserta lebih keras, tetapi itu tidak akan menghalangi kebisingan latar belakang Anda.
Berinvestasilah pada headset dengan teknologi Active Noise Cancelling (ANC) untuk memblokir kebisingan latar belakang, sehingga karyawan dapat tetap fokus dan membenamkan diri dalam rapat. Headset berkualitas baik (terbuka di tab baru) juga akan memastikan bahwa suara pengguna dapat didengar dengan sangat jelas, memastikan kontribusi mereka terdengar keras dan jelas bagi peserta lain (tanpa kebisingan latar belakang).
2. Jadikan pertemuan online menjadi interaktif
Ciptakan lingkungan rapat online yang mendorong kolaborasi dan berbagi dengan memungkinkan semua peserta berbagi dan meninjau dokumen, menyaring, dan mengerjakan ide sebagai tim secara real-time. Tidak ada lagi menunggu email (terbuka di tab baru) tiba untuk mulai menyelesaikan pekerjaan dan tidak diragukan lagi versi dokumen mana yang harus diedit. Rapat yang dapat diatur dengan cepat dan memberdayakan kolaborasi semacam itu melalui video juga berarti bahwa ide dapat dikerjakan kapan pun kreativitas muncul.
Dan itu berarti pengambilan keputusan lebih cepat, karena tim dapat meninjau, mendiskusikan, dan mempertimbangkan berbagai aspek pada saat yang sama, menghasilkan lebih interaktif dan produktif (terbuka di tab baru) pertemuan maya. Forrester membuktikan hal ini, menemukan bahwa tim yang menggunakan konferensi video untuk berkolaborasi tidak hanya akan berbagi informasi lebih cepat, tetapi juga mengurangi waktu peluncuran produk atau layanan ke pasar.
3. Sediakan teknologi yang terintegrasi dengan mudah
Jangan menjadikan kompatibilitas teknologi sebagai masalah saat pekerja Anda ingin berkomunikasi dengan pelanggan, mitra, atau siapa pun di luar bisnis. Tidak semua orang akan menggunakan pengaturan konferensi video yang sama, jadi pastikan platform pilihan Anda terintegrasi dengan berbagai komunikasi terpadu (terbuka di tab baru) dan teknologi kolaborasi.
Telepon konferensi terbaik (terbuka di tab baru) akan menggabungkan beberapa aplikasi audio dan video, termasuk Zoom, Microsoft Teams, Amazon Chime, dan lainnya, semuanya melalui antarmuka sentuh apik yang sama. Bar dan headset konferensi video premium juga meniru pendekatan ini, dengan aplikasi bawaan bawaan untuk akses sekali sentuh ke panggilan.
4. Jangan lupakan kualitas gambar
Sebanyak 80% komunikasi terdiri dari isyarat nonverbal dan visual, seperti bahasa tubuh dan ekspresi wajah, jadi jangan berkompromi dengan kualitas video dalam rapat virtual.
Kamera berkualitas rendah akan membuat gambar tampak kasar bagi peserta lain dan akan terlihat sangat buruk pada layar yang lebih besar. Jangan berkompromi dengan kualitas video — pastikan pekerja jarak jauh, ruang berkumpul, dan ruang kantor kecil dilengkapi dengan kamera kelas bisnis, dan hilangkan ketergantungan pada versi laptop berkualitas rendah.
Untuk pengaturan kamera di ruang rapat kantor, cari fitur kamera seperti pelacakan speaker otomatis, yang berfokus pada siapa pun yang berbicara, sehingga peserta yang bergabung dari jarak jauh merasa seperti berada di ruangan yang sama.
Produktif dimanapun Anda berada
Rapat harus mudah, dan teknologi tidak boleh menjadi penghalang untuk berkolaborasi. Kebijakan kerja yang fleksibel dapat membantu mempromosikan penggunaan rapat virtual dan mendorong karyawan untuk bekerja di tempat terbaik mengingat tanggung jawab, beban kerja, dan seberapa baik perasaan mereka. Mengikuti kiat-kiat ini akan membantu organisasi mengurangi jejak karbon mereka dengan memungkinkan karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu perjalanan, sambil meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja mereka.